Sicherheit und Kontrolle bei der externen Freigabe

 Die Freigabe von Inhalten mit externen Benutzern ist zwar praktisch, erfordert jedoch auch ein gewisses Maß an Sicherheit. Hier sind einige wichtige Punkte, die Sie beachten sollten:

  • Verwenden Sie starke Berechtigungen: Stellen Sie sicher, dass Sie externen Benutzern nur die Berechtigungen erteilen, die sie für ihre Arbeit benötigen.
  • Überprüfen Sie die Freigabeeinstellungen regelmäßig: Revoken Sie den Zugriff auf Inhalte, wenn externe Benutzer Ihre Zusammenarbeit nicht mehr benötigen.
  • Schulung zum Thema externe Freigabe: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter darüber, wie sie Inhalte sicher mit externen Benutzern teilen können.

Teilen für die Öffentlichkeit: Öffentliche Websites in SharePoint

SharePoint ermöglicht es Ihnen sogar, Websites für die Öffentlichkeit zu erstellen. Diese Websites eignen sich perfekt für die Veröffentlichung von Unternehmensnachrichten, Produktinformationen oder anderen Inhalten, die Sie einem breiten Publikum zugänglich machen möchten.

Mobile Freigabe: Teilen Sie Inhalte von überall

In unserer mobilen Welt ist es wichtig, auf freigegebene Inhalte auch von unterwegs zugreifen zu können. Die SharePoint-Mobile App ermöglicht es Ihnen, auf Ihre freigegebenen Dokumente, Websites und Listen zuzugreifen, diese anzuzeigen und sogar von Ihrem Smartphone oder Tablet aus zu bearbeiten.

Mit der mobilen App können Sie:

  • Auf freigegebene Inhalte zugreifen: Durchsuchen Sie Ihre SharePoint-Bibliotheken und -Listen und finden Sie schnell die Dokumente, die Sie benötigen.
  • Inhalte anzeigen: Zeigen Sie Dokumente, PowerPoint-Präsentationen, PDFs und andere Dateien in der App an.
  • Inhalte bearbeiten: Bearbeiten Sie Word-Dokumente, Excel-Tabellen und OneNote-Notizen direkt in der App.
  • Inhalte freigeben: Teilen Sie Dokumente, Websites und Listen mit anderen Benutzern, auch wenn diese nicht über die SharePoint-Mobile App verfügen.
  • Offline arbeiten: Synchronisieren Sie Dokumente und Listen für die Offline-Nutzung, so dass Sie auf Ihre Inhalte zugreifen können, auch wenn Sie keine Internetverbindung haben.

Die SharePoint-Mobile App für iOS und Android

Die SharePoint-Mobile App ist kostenlos im https://www.apple.com/app-store/ und im https://play.google.com/store/games?hl=en&gl=US erhältlich.

Sobald Sie die App installiert haben, melden Sie sich mit Ihrem Microsoft 365-Konto an. Dann können Sie sofort mit dem Zugriff auf Ihre freigegebenen Inhalte beginnen.

Fazit: Die Freigabemöglichkeiten von SharePoint machen die Zusammenarbeit zum Kinderspiel

SharePoint bietet eine Vielzahl von Freigabemöglichkeiten, die die Zusammenarbeit mit Kollegen, externen Partnern und sogar der Öffentlichkeit erleichtern. Mit den granularen Berechtigungsstufen, den verschiedenen Freigabemethoden und den erweiterten Optionen für die externe Zusammenarbeit können Sie Ihre Inhalte sicher und effektiv mit anderen teilen.

Die mobile SharePoint-App erweitert die Freigabemöglichkeiten noch weiter und ermöglicht es Ihnen, auf Ihre Inhalte von überall aus zuzugreifen.

Nutzen Sie die Freigabefunktionen von SharePoint, um die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen zu verbessern und die Produktivität zu steigern.

Zusätzliche Tipps:

  • Erstellen Sie benutzerfreundliche Links: Wenn Sie Inhalte mit anderen teilen, erstellen Sie kurze und aussagekräftige Links, die leicht zu merken und zu teilen sind.
  • Verwenden Sie Beschreibungen: Fügen Sie Ihren freigegebenen Inhalten Beschreibungen hinzu, um den Empfängern zusätzliche Informationen zu geben.
  • Nutzen Sie die Kommentarfunktion: Die Kommentarfunktion in SharePoint ist eine großartige Möglichkeit, Feedback zu freigegebenen Inhalten zu erhalten.
  • Halten Sie Ihre Inhalte aktuell: Stellen Sie sicher, dass Ihre freigegebenen Inhalte immer auf dem neuesten Stand sind, damit alle auf die aktuellsten Informationen zugreifen können.

Mithilfe dieses Artikels können Sie die Freigabefunktionen von SharePoint münchenSharePoint münchen optimal nutzen, um die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen zu verbessern.

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